Có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động với tư duy “Chà, đó là cách mà chúng tôi thường làm”. Thật không may, kiểu suy nghĩ đơn giản này có thể dẫn đến rất nhiều lãng phí.
Các công đoạn không cần thiết để đạt được mục tiêu cuối cùng, các quy trình có thể bị lặp lại nhiều lần khi một quy trình đã hoàn tất, nhân viên có thể lãng phí thời gian cho những công việc thừa và vật liệu có thể bị lãng phí trong quá trình sản xuất.
Khi điều này xảy ra trong một tổ chức, sự hài lòng của nhân viên giảm nên doanh thu tăng, chất lượng giảm, do đó sự hài lòng và giữ chân khách hàng bị giảm, và khi nhìn vào sổ sách sẽ có thể cho thấy công ty tiêu tốn tiền của.
Bạn có thể nghĩ rằng kiểu hoạt động kém hiệu quả này chỉ xảy ra ở các tập đoàn và tổ chức lớn, tuy nhiên, nó cũng phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ và thậm chí là ở mọi bộ phận.
Hiệu quả là tên trò chơi dành cho các doanh nghiệp thành công và sau đây bạn sẽ tìm hiểu một trong những cách tốt nhất giúp doanh nghiệp của mình trở thành một cỗ máy kiếm tiền tinh gọn, hiệu quả, và có ý nghĩa.
Cải tiến quy trình tinh gọn
Cải tiến quy trình tinh gọn là gì?
Cải tiến quy trình tinh gọn là một khái niệm ban đầu được Toyota xây dựng để giảm thiểu thời gian từ khi nhận được đơn đặt hàng đến khi giao hàng. Trong khi đó, cải tiến quy trình tinh gọn thường được đưa ra trong môi trường sản xuất, áp dụng cho dịch vụ, chăm sóc sức khỏe, công nghệ và thậm chí cả điều hành chính phủ.
Hãy tưởng tượng một bộ phận tiếp thị có nhiều người làm việc trong cùng một dự án nhưng lại không giao tiếp với nhau. Thay vì mỗi người xử lý một khía cạnh cụ thể của dự án, mỗi nhóm phụ trách cùng một nhiệm vụ trong khi các hoạt động khác lại không được như ý.
Thực tế, đó không phải là một môi trường sản xuất truyền thống, nhóm có thể hưởng lợi từ việc tạo ra một quy trình dễ theo sát để cân nhắc sản phẩm mong muốn cuối cùng và tìm ra con đường đơn giản nhất để đạt được điều đó.
Toàn bộ ý tưởng đằng sau lối suy nghĩ này là khi bạn nhìn vào một bức tranh toàn cảnh, bạn có thể tìm cách loại bỏ sự lãng phí, cho dù đó là tài chính, vật chất, thời gian hay công sức của nhân viên khi sử dụng không đúng chỗ. Khái niệm này có thể cần phải suy ngẫm một chút nhưng điều đó hoàn toàn cần thiết. Đây không phải là một giải pháp ngắn hạn, mà là sự thay đổi đối với toàn bộ tư duy và văn hóa của một doanh nghiệp.
Lợi ích của việc cải tiến quy trình tinh gọn là gì?
Các doanh nghiệp ứng dụng cải tiến quy trình tinh gọn nhận thấy nhiều lợi ích từ sự thay đổi này. Chẳng hạn:
– Ít lãng phí
– Giảm bớt hàng tồn
– Tăng năng suất
– Chất lượng tốt hơn
– Khách hàng hài lòng hơn
– Giảm thiểu chi phí
– Gia tăng lợi nhuận
Điều này rất dễ hiểu là khi bạn loại bỏ những thứ dư thừa, hợp lý hóa các quy trình và giảm thiểu lãng phí, lợi nhuận cuối cùng bạn nhận về sẽ tăng lên. Khi khách hàng của bạn nhận được sản phẩm nhanh hơn và ít phức tạp hơn, thì họ sẽ hài lòng hơn và lựa chọn quay lại hoặc giới thiệu thêm nhiều bạn bè tới doanh nghiệp của bạn. Khi đó, thêm khách hàng đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận.
Nếu bạn muốn tìm hiểu và áp dụng quá trình cải tiến này trong doanh nghiệp của mình, hãy đọc để tìm hiểu các bước của quy trình tinh gọn.
Làm cách nào để áp dụng cải tiến quy trình tinh gọn vào doanh nghiệp?
Bạn nghĩ rằng… có một quy trình để cải tiến quy trình tinh gọn dành cho bạn. Trên thực tế, quy trình này gồm chín bước để tăng hiệu suất cho công ty, tổ chức. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các bước trong quy trình.
1. Xem lại quy trình bạn muốn cải thiện.
Bước này rất cần thiết vì nếu không biết cần phải làm gì, bạn sẽ không biết phải tập trung vào đâu. Đầu tiên, bạn cần nói chuyện với nhân viên làm việc trực tiếp ở khâu nhỏ nhất.
Sai lầm lớn nhất mà các công ty mắc phải trong quá trình này là thực hiện thay đổi mà không bao giờ trao đổi với những người trực tiếp thực hiện công việc hằng ngày. Phỏng vấn nhân viên tuyến đầu của bạn và hỏi họ xem điều gì còn chưa hiệu quả, khâu nào họ chưa hài lòng mỗi ngày.
2. Xác định những cải tiến nào cần được thực hiện.
Khi bạn đã xác định được những gì cần phải sửa, đã đến lúc để các thành viên công ty thảo luận thêm một lần nữa. Họ đã biết cách khắc phục điểm yếu, chỉ có điều chưa thể thực hiện vì tư duy lối mòn “Chúng ta vẫn thường làm vậy”.
3. Thực hiện các thay đổi được đề xuất.
Bạn sẽ thực hiện các thay đổi như thế nào? Hãy xây dựng một kế hoạch để tất cả mọi người tham gia đều hiểu và tham gia vào quá trình này. Đây là cách tốt nhất để đảm bảo thành công trên toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp.
4. Theo dõi những thay đổi đó ảnh hưởng đến hiệu quả như thế nào.
Cho dù những nỗ lực ban đầu của bạn có vẻ thành công, nhưng thực tế khi triển khai vào bộ máy thì cần phải hoàn thiện thêm rất nhiều. Cách duy nhất để làm điều này là giám sát và đánh giá lại hiệu quả công việc liên tục. Khi các vấn đề mới xuất hiện, bạn có thể giải quyết ngay và thay đổi chiến lược nếu cần thiết.
5. Xác định những hoạt động nào làm tăng giá trị.
Trong suốt quá trình này, bạn sẽ cần đánh giá mọi hoạt động và mọi khía cạnh mình triển khai. Công việc đó giúp bạn đánh giá và xác định xem liệu thay đổi đó mang lại thêm giá trị hay làm giảm giá trị. Nếu một hoạt động được coi là không cần thiết, thì nên loại bỏ và kiểm tra lại quá trình khi không có hoạt động đó.
6. Hạn chế rủi ro.
Nhìn chung, sản xuất và kinh doanh thường tiềm ẩn nhiều rủi ro. Do đó, bạn nên đầu tư thời gian để tìm ra bất kỳ hoạt động hoặc khía cạnh rủi ro nào đang tồn tại quy trình để loại bỏ hoặc đơn giản hóa chúng. Điều này có thể liên quan đến việc tự động hóa một hoạt động hoặc chỉ đơn giản là thay đổi cách triển khai hoạt động đó.
7. Chuẩn hóa quy trình.
Khi bạn xây dựng và tinh chỉnh quy trình, hãy ghi lại toàn bộ tiến trình này. Điều này giúp các nhân viên khác lặp lại quy trình một cách chính xác hoặc tùy thuộc vào quy trình cụ thể dành cho từng nhóm hoặc bộ phận khác trong tổ chức của bạn.
8. Đảm bảo tuân thủ.
Trong khi bạn cho rằng cải tiến quy trình tinh gọn phải là một sự thay đổi văn hóa trong toàn công ty, thì ngành hoặc cơ quan quản lý của bạn có thể có các chỉ số, quy trình và phép đo tiêu chuẩn cụ thể khác mà bạn phải tuân thủ. Do đó, không thể hy sinh sự tuân thủ vì hiệu quả doanh nghiệp.
9. Cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Để xác định sự thành công của một kế hoạch cải tiến quy trình tinh gọn, các Nhà tiếp thị nên coi trải nghiệm của khách hàng là “khoảnh khắc của sự thật”. Cuối cùng, bất kỳ cải tiến nào bạn thực hiện trong quá trình sản xuất hoặc dịch vụ phải có tác động tích cực đến khách hàng.
Các công cụ cải tiến quy trình tinh gọn
Khi bạn bắt tay vào hành trình này, có một số công cụ sẵn có sẽ hỗ trợ bạn. Những công cụ này có thể giúp bạn sắp xếp suy nghĩ, xác định vấn đề và triển khai kế hoạch của mình. Sau đây là một số công cụ bạn có thể cần đến.
Cũng giống như bất kỳ công cụ nào khác, công cụ bạn chọn phải phù hợp với công việc hiện tại. Nếu bạn bắt đầu với một cái và không thấy nó đáp hiệu quả và phù hợp thì hãy cân nhắc thử một công cụ khác.
– Phân tích câu hỏi “Tại sao”: Bằng cách hỏi “Tại sao?” lặp đi lặp lại, bạn có thể xác định nguyên nhân gốc rễ của những khó khăn bạn đang gặp phải.
– Sơ đồ Ishikawa: Còn được gọi là “Sơ đồ xương cá” hoặc “sơ đồ nguyên nhân và kết quả”, nó cho phép bạn xem xét một vấn đề từ nhiều góc độ, bao gồm các phép đo, vật liệu, con người, giải pháp, máy móc và môi trường.
– Sơ đồ mối quan hệ: Tính năng này hoạt động hiệu quả trong giai đoạn đầu của quá trình triển khai Tinh giản. Nó có thể giúp sắp xếp và tổ chức một lượng lớn cơ sở dữ liệu. Xác định giá trị bạn mang lại cho khách hàng và sau đó phát hiện ra các vấn đề hiện bạn đang gặp phải.
– Phân tích FMEA (thất bại và ảnh hưởng): Nắm bắt các vấn đề trước khi chúng vượt ra khỏi tầm kiểm soát có thể giúp bạn loại bỏ lãng phí và tiết kiệm tiền. Công cụ này cho phép bạn kiểm tra quy trình của mình và xác định sớm các vấn đề.
– Bảng điều khiển 5S: Cách tiếp cận này có thể giúp bạn bố trí không gian làm việc của mình để đạt hiệu quả tối đa. Ban đầu, dựa trên các thuật ngữ của Nhật Bản, chỉ có năm chữ S, nhiều doanh nghiệp đã bổ sung thêm phương pháp thực hành thứ sáu. Cụ thể:
| Sort | Phân loại |
| Set in order | Sắp xếp thứ tự |
| Shine | Làm nổi bật |
| Standardize | Chuẩn hóa |
| Sustain | Duy trì |
| Safety | Sự an toàn |
– Triển khai kết hợp kiểm tra kế hoạch (PDCA): Tạo ra sự cải tiến liên tục bằng cách phân tích đánh giá vấn đề nhiều lần, kiểm tra giả thuyết, xem xét, sau đó phân tích kết quả và cuối cùng, áp dụng để thực hiện cho tới khi thành công.
Các kỹ thuật cải tiến quy trình tinh gọn
Có một số cách tiếp cận đã được tạo ra để hỗ trợ cải tiến quy trình tinh gọn. Cũng giống như các công cụ, điều quan trọng là phải tìm ra kỹ thuật phù hợp cho dự án và tổ chức của bạn. Ví dụ:
Six Sigma (Mô hình DMAIC)
Với mục tiêu giảm thiểu sự thay đổi trong các quy trình, Six Sigma giúp tăng sự hài lòng của cả khách hàng bên ngoài và bên trong bằng cách tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc. Lộ trình DMAIC bao gồm các bước sau:
1. Xác định
2. Đo lường
3. Phân tích
4. Cải thiện
5. Kiểm soát
Kanban
Các bảng này cho phép bạn hình dung tổng quát quy trình làm việc của mình và sử dụng sơ đồ dòng giá trị để chia nhỏ quy trình thành các giai đoạn. Bạn sẽ có một bản tổng quan về quy trình làm việc và tất cả các hoạt động bên trong, để có thể hỗ trợ bạn trong việc xác định những khâu không hiệu quả.
Chia sẻ bảng này với toàn bộ đội nhóm, tổ chức, để bất kỳ ai cũng nắm được để dừng quá trình khi gặp sự cố. Giờ đây, nhiệm vụ của mọi người là tìm ra giải pháp.
Giới hạn WIP
Trong bảng Kanban tồn tại một khái niệm được gọi là Giới hạn WIP hoặc “Giới hạn trong quá trình làm việc”. Mọi giai đoạn trong quy trình làm việc của bảng Kanban được thể hiện bằng một cột. Các giới hạn WIP buộc bạn phải duy trì số lượng công việc tối đa trong mỗi giai đoạn. Điều này có thể là cho từng người, từng giai đoạn công việc hoặc cho toàn bộ dự án.
Những giới hạn này đảm bảo rằng các tác vụ hiện tại sẽ hoàn thành trước khi các tác vụ mới bắt đầu và giúp hoàn thành công việc nhanh hơn.
Những suy nghĩ cuối cùng về Cải thiện Quy trình Tinh gọn
Bây giờ bạn đã hiểu tầm quan trọng của cải tiến quy trình tinh gọn đối với một tổ chức thành công, năng suất, điều quan trọng cần ghi nhớ, đây là một quá trình liên tục. Nếu bạn ra sức thay đổi lại toàn bộ tổ chức của mình trong một đêm, chắc chắn bạn sẽ thất bại và thậm chí khiến mọi thứ tồi tệ hơn khi chưa bạn bắt đầu.
Xác định các khâu kém hiệu quả nhất trong tổ chức của bạn và nhắm mục tiêu những mắt xích này trước tiên, từng khâu một cho đến khi bạn tạo ra một doanh nghiệp hoạt động tốt hơn. Cuối cùng, hãy nhớ rằng tài sản quý giá nhất của bạn chính là tạo ra việc làm cho nhân viên lao động mỗi ngày. Cố gắng xác định vấn đề tồn đọng và đưa ra giải pháp khiến họ không còn phàn nàn. Chỉ khi đó bạn mới có thể yên tâm phát triển doanh nghiệp của mình.
Hoa Nguyễn – Theo blog.hubspot.com
